La notificación administrativa

1. La notificación.- Es una actuación administrativa que consiste en poner en conocimiento formal del administrado las disposiciones de la Administración relacionadas con los temas de su competencia.

La finalidad de la notificación es dar cumplimiento al principio de publicidad que rige a las actuaciones administrativas, permitiendo que los administrados puedan conocer el contenido de las decisiones de la Administración para su cumplimiento o para ser controvertidas mediante los recursos establecidos en el ordenamiento legal. Por el principio de publicidad se espera que todas las actuaciones recaídas en el procedimiento administrativo deban de darse a conocer a las partes del procedimiento administrativo, inclusive aquellos que no habiendo participado en el procedimiento tengan interés en él o pudieran ser afectados por la decisión administrativa a emitirse.

La Corte Constitucional de Colombia ha señalado en torno al principio de publicidad que:

“El principio de publicidad plantea el conocimiento de las actuaciones judiciales y administrativas, tanto por los directos interesados en ellas como por la comunidad en general.

En el primer caso, el principio de publicidad se realiza a través de las notificaciones como actos de comunicación procesal; es decir, del derecho a ser informado de las actuaciones judiciales o administrativas que conduzcan a la creación, modificación o extinción de una situación jurídica o a la imposición de una sanción (…)

En el segundo caso, el principio de publicidad se realiza mediante el reconocimiento del derecho que tiene la comunidad a conocer las actuaciones de las autoridades públicas y, a través de ese conocimiento , a exigir que ellas se surtan con total sometimiento a la ley. Es decir, aparte de las notificaciones como actos de comunicación procesal, el principio de publicidad comporta también el reconocimiento del derecho del ciudadano a entenderse de las decisiones tomadas por la Administración y la jurisdicción, aunque, desde luego, con las limitaciones impuestas por el ordenamiento jurídico. En este último evento, el principio de publicidad constituye una garantía de transparencia en la actuación de los poderes públicos y un recurso que permite las condiciones necesarias para el reconocimiento del derecho a controlar el ejercicio del poder ” CONFEDERACION COLOMBIANA DE CAMARAS DE COMERCIO; La finalidad de la notificación administrativa; CONFECAMARAS, Nº 1165, Bogotá, 2006.

La publicidad da nacimiento al acto administrativo, pues como lo expone el profesor Bartolomé Fiorini, el acto administrativo puede estar sellado, firmado, numerado, y fechado pero si no llega a notificarse será solo un proyecto por cuanto el destinatario de la disposición administrativa es el administrado a quien va dirigido el acto, consecuentemente, no puede tomar conocimiento de la existencia de lo dispuesto por la Administración si no es previamente notificado, y es necesario que además dejarse constancia de haberse realizado la notificación dentro del expediente en el cual ha recaído el acto administrativo. La notificación es una garantía del debido proceso, así como una garantía para el ejercicio del derecho de contradicción que pueda ejercitar el administrado.

La Ley Nº 27444 establece que la notificación debe de hacerse dentro del plazo de cinco (5) días contados desde la fecha de expedición del acto, y el artículo 24 establece que la notificación debe contener:
a) El texto íntegro del acto administrativo, incluyendo su motivación.
b) La identificación del procedimiento en el cual se haya dictado.
c) La autoridad e institución de la cual procede el acto y su dirección.
d) La fecha de vigencia del acto notificado, y con la mención de si agota la vía administrativa.
e) La expresión de los recursos que proceden, el órgano ante el cual deben presentarse los recursos y el plazo para interponerlos.

Existe la dispensa de notificar los actos cuando estos se hayan emitido en presencia del administrado, sin embargo se requiere que exista una acta en la que se deje constancia de esta actuación procedimental, así como la constancia de al presencia del administrado.

Otra de las excepciones que establece el artículo 19 de la Ley del Procedimiento Administrativo General es la que se refiere al conocimiento que puede tomar administrado del acto administrativo por la lectura del expediente, en cuyo caso se le extenderá una copia dejándose constancia de dicha actuación en el expediente. Cuando las notificaciones se hubieran realizado sin las formalidades y requisitos establecidos en la ley, debe disponerse de oficio la subsanación de las omisiones.

Cuando deba de notificarse a una pluralidad de personas que han promovido una misma solicitud, se debe notificar a todos los interesados en forma independiente cuando hayan indicado domicilios individuales, excepto en el caso que hubieran actuado bajo una representación única e indicado un domicilio común, en cuyo caso la notificación se realizará de manera conjunta en dicho domicilio a todos los interesados. Otra regla de excepción es la que se refiere a la notificación plural de más de 10 administrados actuando conjuntamente en una misma solicitud, y la ley establece en el artículo 22 que en este caso la notificación debe entenderse con la persona que encabeza la solicitud u escrito inicial encargándole de manera expresa que transmita la decisión administrativa a los demás cointeresados.

2. Modalidades de notificación.- La Ley Nº 27444, modificada por el Decreto Legislativo Nº 1029 (24.06.2008) establece diversas modalidades de notificación, y se ha establecido un orden de prelación para efectuar dichas notificaciones en el artículo 20 : La notificación personal, la notificación por correo certificado - telefax - email, y la notificación por publicación; sin embargo de la lectura del dispositivo legal se puede la forma adecuada de efectuar las notificación es la notificación personal o por los medios alternativos de elección del administrado, y solo en caso de no poderse efectuar las notificaciones en forma personal o si hubiera un rechazo en los medios de notificación alternativa elegidos por el administrado, podrá efectuarse la notificación por publicación, pues el numeral 20.2 de la Ley Nº 27444 establece que “La autoridad no podrá suplir alguna modalidad notificatoria con otra bajo sanción de nulidad de la notificación”, lo cual no impide que pueda usarse pero solo en forma complementaria las otras modalidades de notificación cuando la Administración lo estime conveniente para asegurar una mejor participación de los administrados.

Las modalidades de notificación establecidas en el dispositivo legal se aplican indistintamente para todas las comunicaciones que la Administración deba hacer conocer a los administrados pudiendo estar referidas a:
- Citaciones
- Requerimientos de información o documentos.
- Emplazamientos
- Actos administrativos o resoluciones.

a) La notificación personal.- Es la que se entiende directamente con el administrado a quien va dirigida el acto o la disposición administrativa. Esta notificación debe realizarse en el domicilio real o el domicilio procesal que haya establecido para tal efecto el interesado. En caso de que el administrado no haya señalado domicilio procesal, o se verifique que el domicilio señalado sea inexistente, la notificación debe efectuarse en el domicilio mencionado en el Documento Nacional de Identidad del interesado.

Esta notificación debe estar contenida en una esquela que debe tener los requisitos señalados en el artículo 24 de la ley.

El artículo 18 de la Ley del Procedimiento Administrativo General establece que este modo de notificación puede realizarse:
- Por medio del propio personal de la entidad.
- Por servicio de mensajería contratada para tal efecto
- Por medio de las autoridades políticas en zonas alejadas, siempre que correspondan al ámbito local del administrado a quien va dirigida la notificación.
- Por medio del Consulado respectivo para los administrados que se encuentren radicando en el extranjero.

Una vez entregada la esquela de notificación debe dejarse constancia de la actuación administrativa. El acta o certificado de notificación debe contener:
- La indicación del documento o documentos entregados
- Indicar el día y la hora en que se ha realizado la entrega
- Indicar el nombre y la firma de la persona con quien se entienda la diligencia de notificación.
- La indicación si la persona se niega a firmar o a recibir la copia de los documentos que se están notificando, en este caso debe indicarse las características del predio en el que se ha efectuado la notificación.
En el caso de no haber en el predio una persona con la que pudiera entenderse la notificación, se debe dejar constancia de tal situación en una acta, y colocar un aviso en el domicilio indicando la nueva fecha en la que se hará efectiva la notificación. Si en esta segunda oportunidad no fuera posible encontrar en el predio a la persona notificada o a un tercero mayor de edad con quien entenderse la notificación, se debe proceder a dejar debajo de la puerta una copia del acta junto con la esquela de notificación. La copia de dicha constancia debe agregarse al expediente.

b) La notificación por correo certificado, telefax, y correo electrónico.- Este es un medio de notificación alternativo que solo debe emplearse por la Administración cuando lo solicite de manera expresa el administrado, y se requiere que además de haber mostrado su consentimiento de manera expresa se tenga que emplear un medio adecuado que permita comprobar el acuse de recibo, sin el cual la notificación no sería válida. En el supuesto sub examine se requiere que la esquela de notificación deba contener los mismos requisitos que se establecen para las esquelas de notificación personal, por cuanto esta forma opcional de notificación es una alternativa elegida por administrado lo cual en modo alguno implica omitir los requisitos de las esquelas de notificación que establece el artículo el artículo 24 de la Ley Nº 27444. En cuanto a la vigencia de estas notificaciones se debe seguir las reglas que establece el artículo 25 y 133 de la ley mencionada.

En el caso de que el administrado pueda optar por este medio de notificación, se entiende que no le es aplicable el orden de prelación de las notificaciones establecida en la ley el mismo que se emplea solo cuando no se haya optado voluntariamente por una forma expresa de notificación.

c) La notificación por publicación.- La publicación es una modalidad de notificación especial que se emplea por la Administración cuando se trata de notificar disposiciones de alcance general para un número indeterminado de personas cuando no se hayan apersonado en el procedimiento y no tengan domicilio conocido. También puede emplearse como una medio subsidiario cuanto se trata de notificar actos administrativos de alcance particular en los siguientes casos:
- Cuando lo exija una norma legal
- Cuando resulte inaplicable la notificación personal y no se haya optado por el administrado de las modalidades alternativas.
- Cuando habiéndose optado por la notificación bajo modalidad alternativa, esta no haya surtido efecto por devolución de la esquela, domicilio incierto, equivocado, ausencia del administrado, rechazo o devolución de la notificación por un tercero.
- Cuando se ignore el domicilio del administrado, luego de haberse agotado la búsqueda respectiva.
Las notificaciones por publicación deben contener los mismos requisitos de las esquelas de notificación personal y debe colocarse el aviso simultáneamente en el Diario Oficial y en un diario de circulación nacional.

3. Vigencia de las notificaciones.- El artículo 25 de la Ley Nº 27444 ha sido adicionado por el Decreto Legislativo Nº 1029, en tal sentido se ha esclarecido que una cosa es el tema de la vigencia notificatoria y otra con el cómputo de los plazos administrativos, en tal sentido:
- Las notificaciones personales surten sus efectos el día en que se hubieran realizado.
- Las comunicaciones efectuadas por correo certificado, oficio, correo electrónico o cualquier medio análogo, suerte efecto el día en que conste haber sido recibida.
- Las comunicaciones por publicación surten efecto a partir de la fecha de la última publicación en el Diario Oficial.

Cuando la ley establece la obligación de notificar en forma personal y por publicación, la notificación producirá sus efectos a partir de la fecha de la última publicación.

4. Cómputo administrativo.- Las reglas para el cómputo de los plazos administrativos se expresa de la siguiente manera: Cuando un plazo debe computarse en días, este se contabiliza desde el primer día hábil siguiente a la fecha en que se ha practicado la notificación o publicación, excepto los casos en que se indique una fecha posterior. La misma regla se aplica en el caso de las notificaciones sucesivas, en este caso el plazo se computa desde la fecha de la última publicación.

Los plazos expresados en meses se computa de fecha a fecha desde el siguiente día hábil de la fecha en que se realizó la notificación, salvo que se establezca una fecha posterior.

5. Vigencia de las notificaciones defectuosas.- Las notificaciones que se hubieran efectuado con defecto surte efecto a partir del momento en que se hubieran subsanado las omisiones, sin embargo las notificaciones defectuosas surten efecto desde la fecha en que el administrado exprese haberlas recibido, en cuyo caso no existe la obligación de subsanar.

Se presume que la notificación defectuosa ha surtido efecto si el administrado realiza actuaciones que permitan suponer razonablemente que ha tomado conocimiento del contenido de la notificación o cuando interponga cualquier medio impugnativo derivado del acto defectuoso; sin embargo, si el administrado manifiesta haber tomado conocimiento del acto pero solicita la notificación formal del mismo para conocer los alcances de su contenido, la notificación rige a partir de la entrega formal de la esquela que ha solicitado.